Kiek bus 2 + 2?

VK_apsk01

Kaip ankstesniame įraše rašė Mindaugas, verslo auginimas ištikrųjų reikalauja aukų, todėl mūsų aktyvumas internetuose šiek tiek sumažėjęs. Visgi Verslo Klasei rašome kiekvieną mėnesį. Apsižiūrėjau, kad keletas mano Verslo Klasėje publikuotų straipsnių dar nebuvo publikuoti čia. Šį kartą apie įmonių padalinį, kurio visi nemėgsta. Gal tik IT skyrius yra labiau nemėgstamas, nei finansų irba apskaitos skyrius.

Kiek bus  2 + 2?

Daugelis verslininkų yra girdėję anekdotą apie gerą buhalterį. Kai buhalterio paklausė, kiek bus prie dviejų pridėjus du, jis atsakė: o kiek reikia?

Tad nenuostabu, kad neretai įmonių vadovai priimdami įvairius verslo sprendimus nelabai pasitiki buhalterine informacija. O kai kurie netgi juokauja, jog buhalteris – tai už įmonės lėšas įmonėje įdarbintas mokesčių inspekcijos agentas. Ne tik tarp vadovų, bet ir tarp įmonės darbuotojų apskaitos padalinio darbuotojai dideliu populiarumu pasigirti negali. Neretai tenka išgirsti komentarų, kad apskaita – tai tie, kurie trukdo verslui visokiais savo tvarkos ir popieriukų reikalavimais. Kadangi esu diplomuotas buhalteris (nors niekada tiesiogiai buhalterijoje nedirbau), norėčiau panagrinėti apskaitos naudą ir žalą vadovų sprendimams bei įmonių veiklai.

Dvi apskaitos

Įmonėse apskaitos padalinys atlieka dvi esmines funkcijas. Viena funkcija – buhalterinė apskaita, tai visų patenkančių į įmonę ir iš jos išeinančių vertybių srautų stebėjimas bei fiksavimas. Taip pat mokesčių ataskaitų rengimas. Mokestinė dalis labai svarbi, nes laiku nepateikusi ataskaitų mokesčių inspekcijai ar „Sodrai“ įmonė gali sulaukti rimtų nemalonumų, todėl norėdami sutvarkyti visas mokesčių ataskaitas buhalteriai tampa tokie įkyrūs, kad net nusipelnė mokesčių inspekcijos agentų vardo. Tačiau šis straipsnis ne apie mokestinę apskaitą.

Kita labai svarbi apskaitos funkcija – tai įmonės padalinių, darbuotojų veiklos ir galimų verslo sprendimų vertinimas, vadinamoji valdymo apskaita (management accountant). Valdymo apskaitos uždavinys – vadovams ir darbuotojams suteikti informacijos, kuri reikalinga planuojant įmonės veiklą, priimant valdymo sprendimus ir kontroliuojant, kaip įgyvendinami priimti sprendimai. Reikia pripažinti, kad neretai įmonėse valdymo apskaitos padalinys atskiriamas nuo buhalterinės apskaitos ir pavadinamas finansinės ar ekonominės analizės skyriumi ar departamentu. Tokie analizės skyriai neretai renka daug įvairiausių duomenų, atlieka daug visokių analizių, vertinimų. Iš tikrųjų jie turi pateikti įvertinimą ir padėti vadovams priimti sprendimus šiais klausimais:

  • dėl organizacijos kaip visumos veiklos įvertinimo;
  • dėl investavimo į įrenginius;
  • ar gaminti patiems, ar naudotis išorės tiekėjų paslaugomis;
  • ar efektyviai veikia įmonių padaliniai;
  • kurie produktai ar paslaugos naudingiausi (pelningiausi).

Prieš nagrinėdamas, kaip atliekami tie vertinimai, pirmiausia noriu atkreipti dėmesį į dažną klaidą, kurią daro apskaitos darbuotojai. Ta klaida – tai siekis surinkti visiškai tikslius duomenis, kartais net iki keturių skaitmenų po kablelio, vadybos sprendimams priimti. Labai tiksliems duomenims surinkti reikia laiko ir pastangų. Neretai nutinka taip, kad kol tokie duomenys surenkami ir pateikiama informacija, jie netenka aktualumo, vadovai jau būna priėmę sprendimus remdamiesi intuicija bei spėjimais. Toks tikslumo siekimas kyla iš finansinės apskaitos įpročių ir taisyklių. Finansinėje apskaitoje bet koks, net mažiausias, netikslumas gali reikšti rimtą klaidą visoje apskaitoje. Tačiau vadybos apskaitoje siekti didelio tikslumo nereikia. Daugelis vadybos sprendimų priimami remiantis ne tik turimais duomenimis, bet ir įvairiomis prielaidomis apie ateitį. O prielaidos niekada nebūna tikslios. Be to, jei sprendimai priimami remiantis netinkamu algoritmu, tada ir labai tikslūs duomenys nepadės.

Gaminio savikaina – švenčiausia apskaitos karvė

Verslo tikslas – uždirbti pinigus, o tam įmonė turi parduoti savo gaminius ir paslaugas brangiau nei jų įsigijimo kaštai. Todėl gyvuoja įsitikinimas, kad jei įmonė prekes ir paslaugas parduoda pigiau nei savikaina ilgesnį laiką, ji pasmerkta bankrotui. Prekyboje gaminio savikainą nesunku nustatyti – tai įsigijimo kaina. Taip pat nesunku suskaičiuoti maržą, kurią uždirbame pardavę tą prekę, – iš pardavimo kainos atimkite pirkimo kainą. Viename anekdote verslininkas savo buvusiam bendraklasiui pasakoja prekybos verslo subtilybes – už du perku, už keturis parduodu, štai iš tų dviejų procentų ir gyvenu.
Tačiau gamyboje ne taip lengva suskaičiuoti gaminio savikainą, nes reikia atsižvelgti ne tik į tiesiogines, bet ir netiesiogines sąnaudas. Valdymo apskaitos teorija teigia, kad, norint gerai apskaičiuoti produktų savikainą, pirmiausia reikia tinkamai identifikuoti visus kaštus, o vėliau netiesiogines sąnaudas racionaliai paskirstyti numatytiems objektams, kurių savikainą reikia apskaičiuoti. Tas racionalaus paskirstymo poreikis ir lėmė, kodėl valdymo apskaita neretai vadinama sąnaudų apskaita (cost accounting). Dar per pramonės revoliuciją gamyklų vadovai susidūrė su klausimu, kaip nustatyti gaminio kainą. Tuomet buvo įprastas sąnaudos plius kainodaros metodas. Buvo suskaičiuojamos visos kintamos gaminio sąnaudos: žaliavos, komponentai, vienetinis darbo užmokestis, išskirstomos pridėtinės išlaidos: įrenginių nusidėvėjimas, administracinės išlaidos ir pan. Prie gautos savikainos pridėjus gobšumo koeficientą – norimą pelno maržą, ir buvo nustatoma gaminio kaina. Tačiau gamybos procesams sudėtingėjant, augant investicijų lygiui, plečiantis asortimentui ir didėjant netiesiogiai gamyboje dirbančio personalo skaičiui, darėsi vis sudėtingiau išskirstyti netiesiogines sąnaudas į gaminių bei paslaugų savikainą. Atsiradus pelno mokesčiams tinkamas savikainos skaičiavimas tapo valstybinio lygio klausimu.

Bendraudamas su įvairių įmonių vadovais bei darbuotojais pastebėjau, kad nors dažnas ir naudoja gaminio savikainą priimdamas valdymo sprendimus, nelabai suvokia, kaip ta savikaina skaičiuojama.

Pigiai brangus straipsnis

Panagrinėkime keletą savikainos nustatymo būdų ir juos taikydami apskaičiuokime, kokia yra šio straipsnio parašymo savikaina.

Pats paprasčiausias ir labiausiai paplitęs savikainos skaičiavimo būdas – kai pridėtinės išlaidos išskirstomos į skirtingų prekių savikainą proporcingai gaminio ar paslaugos techologiniam laikui (technologinis laikas (touch time) – tai gaminio ar paslaugos gamybai reikalingas tiesioginio darbo laikas) arba žaliavų kainai. Straipsnio savikainai apskaičiuoti panaudosime technologinio laiko metodą. Pirmiausia apskaičiuokime tiesiogines išlaidas. Kadangi straipsnio rašymas nereikalauja jokių žaliavų, žaliavų savikaina lygi nuliui. Bet tiesioginės išlaidos – tai ne tik žaliavos bei medžiagos, bet ir kitos išlaidos, kurių nebūtų patirta, jei nebūtų gaminamas gaminys ar paslauga. Šio eksperimento labui tarkime, kad rašydamas straipsnį išgėriau tris puodelius kapučino kavos ir jų nebūčiau gėręs, jei nebūčiau rašęs šio straipsnio. Jei vieno puodelio kaina 6 litai, straipsnio kintamosios išlaidos – 18 litų. Tačiau tai dar ne visa savikaina. Juk dirbdamas naudojausi įmonės infrastruktūra – biuru, kompiuteriu ir t. t. Taigi, norėdami nustatyti, kiek netiesioginių išlaidų reikia įtraukti į straipsnio savikainą, turime įvertinti, kiek valandų man užtruko parašyti straipsnį, ir suskaičiuoti vienos valandos savikainą. Tarkime, įmonės mėnesinės veiklos išlaidos (biuro nuoma, darbuotojų atlyginimai su mokesčiais, ryšio, kanceliarinių priemonių ir t. t. išlaidos) sudaro 80 000 litų. Įmonėje dirba dešimt darbuotojų, iš kurių aštuoni tiesiogiai gamina paslaugas, o du atlieka aptarnavimo funkcijas. Visas veiklos išlaidas išdalijame 8 darbuotojams, 21 darbo dienai ir 8 darbo valandoms. Vienos darbo valandos savikaina yra 59,5 Lt. Jei parašyti straipsnį užtruko aštuonias valandas, visa jo savikaina bus 494 Lt, t. y. 18 litų (tiesioginės sąnaudos) plius 476 Lt (pridėtinės išlaidos). Pridėjus nedidelį pelno procentą (10 proc.) straipsnio kaina turėtų būti bent 550 Lt. Taip pat, remiantis šia logika, parduoti tokį straipsnį pigiau nei 494 Lt būtų nuostolinga.

Manau, ne vienas skaitytojas nori paprieštarauti tokiai straipsnio savikainos skaičiavimo metodikai. Juk neteisinga vienodai įtraukti visus veiklos kaštus į savikainą. Juk ne visa organizacijos infrastruktūra naudojausi dirbdamas. XX a. septintajame dešimtmetyje susiformavo naujas savikainos skaičiavimo būdas, kurio ašis buvo nuostata, kad netiesioginės išlaidos į savikainą turi būti įtraukiamos atsižvelgiant į veiklas, kurios buvo naudojamos produktui ar paslaugai kurti. Tas būdas buvo pavadintas sąnaudų skaičiavimu pagal veiklas, arba ABC (Activity Based Costing). Straipsnio atveju galime pastebėti, kad jei dirbdamas gėriau kapučiną, vadinasi, dalį laiko rašiau ne biure, todėl į sąnaudas biuro išlaidų reikia įtraukti tik tiek, kiek laiko ten rašiau. Kadangi straipsniui mūsų įmonės reklamos pastangų nereikia, reklamos darbuotojo darbo užmokesčio dalies taip pat nereikia įtraukti į savikainą. Tad vis dėlto kokia tiksli straipsnio savikaina? Prisimenate anekdotą, kuriuo pradėjau šį straipsnį?

Toks savikainos (ir kainų) skaičiavimo metodas turi keletą trūkumų. Svarbiausias tas, kad daugeliui vadovų susidaro įspūdis, jog atsisakiusi gaminti gaminį ar paslaugą įmonė sutaupys visus kaštus, t. y. ne tik tiesioginius, bet ir netiesioginius. Tačiau skaitytojai puikiai supranta, kad mūsų įmonės veiklos sąnaudos visiškai nepasikeis, rašysiu aš straipsnį ar ne. Nerašydamas sutaupysiu tik pinigus, skirtus kavai. Taip pat šis metodas neįvertina ir apribojimų.

Manymas, kad atsisakius kurių nors gaminių sutaupoma išlaidų, gali būti labai žalingas. Prieš keletą metų teko dirbti su bendrove, kuri neseniai buvo nusipirkusi konkurentų gamyklą. Man buvo įdomu išsiaiškinti, kodėl didelė gamykla atsidūrė ant bankroto ribos ir buvo nupirkta daug mažesnio konkurento. Pasirodo, istorija gana tipinė, netgi, sakyčiau, vadovėlinė. Kritus įmonės pardavimams ir suprastėjus rezultatams, gamyklos akcininkai pakeitė vadovybę ir nusamdė jauną aktyvią vadovų komandą, kuri buvo orientuota į pelno didinimą. Vadovai jauni, ką tik baigę puikius verslo mokslus, turintys MBA (vadybos magistrų) diplomus. Vienas pirmųjų žingsnių, kurį jie nusprendė padaryti, – optimizuoti asortimentą ir atsisakyti nepelningų produktų. Optimizacija atlikta paprastai – visi produktai, kurių maržos mažesnės, nei nustatyta riba, buvo išbraukti iš asortimento. Atrodytų, logiškas ir teisingas sprendimas, juk taip moko universitete. Tačiau, atsisakius dalies gaminių, veiklos išlaidos nesumažėjo – juk negali atleisti 20 proc. įrenginių arba 5 proc. pastatų. Todėl visas veiklos išlaidas reikėjo išskirstyti mažesniam kiekiui gaminių ir jų savikaina išaugo, o pelningumas – sumažėjo. Taip po kelių optimizavimo iteracijų įmonė liko su ganėtinai menku asortimentu, o tai lėmė klientų netekimą ir tolesnį pardavimų kritimą. Per porą metų nebloga gamykla vos nebankrutavo. Ir viskas tik todėl, kad vadovai aklai tikėjo „savikaina“.

Jei nuspręsite šiuo Verslo Klasės straipsniu pasidalinti su kolega ar draugu, taupydamį popierių nespausdinkite, nes čia galite rasti straipsnio pdf’ą.

Jeigu nuspręsite  iš savo įmonės finansų irba apskaitos padalinio turėti daugiau vertės nei tik mokestinės apskaitos sutvarkymas, kviečiame sudalyvauti Valdymo apskaitos seminare KAIP VERTINTI ĮMONĖS VEIKLOS RODIKLIUS IR PRIIMTI TEISINGUS SPRENDIMUS? balandžio 23 dieną.

 

komentarų yra lygiai 0

  1. […] praėjusioje „Verslo klasėje“ publikuoto savo straipsnio apie buhalterius ir vadybos apskaitą kaip visuomet sulaukiau klausimų bei komentarų. Tačiau šį kartą nebuvo įprastų pastabų […]

  2. […] ir nieko daugiau. Savikaina – yra buhalterinės kūrybos rezultatas. Neseniai rašiau apie savikainos skaičiavimą ir kainą. Netgi pateikiau paskaičiavimą, kiek man kainuoja parašyti straipsnį į Verslo […]

  3. […] Pradėkime nuo to, kad šiuolaikiniame pasaulyje, kur tiesioginė savikaina visoje prekių (o ypač paslaugų) savikainoje sudaro nedidelę dalį, savikainos paskaičiavimas tampa buhalterių kūrybos sfera. Elementarus pagūglinimas jums parodys įvairiausias savikainos paskaičiavimo metodikas. Apie teisingos savikainos mitą aš jau rašiau ir Verslo Klasėje, ir čia. […]

Jūsų komentaras