Ar didesnė kontrolė padeda?

Viskas prasideda nuo vieno iniciatyvaus žmogaus. Sukuriama įmonė, vykdoma veikla, aptarnaujami klientai. Jeigu paslauga yra tinkama, gana greitai savininkas pradeda nebesuspėti vienas visko daryti ir pasisamdo pirmą pagalbininką. O nuo tada prasideda visai kitas gyvenimas, kuomet turi atsakyti už kitų žmonių veiksmus ir klaidas.

Kuo daugiau auga įmonė, tuo opesnis tampa kontrolės klausimas – kaip užtikrinti, kad darbuotojai dirbtų gerai ir nevogtų. Kontrolės perteklius ar trūkumas būna labai įvairus ir kartais atsiskleidžia įvairiais pavidalais. Nuo tokių atvejų, kai klientai skambina į restoraną ir klausia, kuris virėjas šiandien dirba (nes tas kitas kreivarankis). Iki totalinio darbuotojų sekimo su kameromis ir prekių trūkumų išieškojimo.

Kartais darbuotojai pradeda skųstis kontrolės mastu. Ir ne be reikalo. Kontrolė iš esmės yra muda. Įvairių popierių pildymai, skaičiavimai ir perskaičiavimai, vadovo gaudymas dėl parašo atima laiką ir gadina nervus. Jeigu viso to būtų mažiau – liktų daugiau laiko pagrindinei veiklai, už kurią klientas iš tiesų moka pinigus. Beje, šis teiginys yra teisingas tik tuo atveju, kai trūksta apribojimo laiko. Nėra reikalo taupyti likusių darbuotojų laiko. Tačiau ką daryti, jeigu trukdomas apribojimo laikas?

Nupaišiau šią konflikto diagramą ir pabandžiau panagrinėti dvi prielaidas:

  • Daugiau kontroliuojant galima užtikrinti, kad klaidų/vagysčių nebebus visiškai.
  • Kontrolės procedūros laikas yra fiksuotas ir nekintamas.

Pirmoji prielaida yra gana aiški. Tiek kontroliuojant vagystes, tiek užtikrinant kokybę, veikia Pareto dėsnis. Daugumą nukrypimų nuo normos galima sutvarkyti paprastais veiksmais. Tačiau nepalyginamai daugiau laiko ir pastangų atima likusių egzotinių atvejų suvaldymas. Pakelti kokybę arba sumažinti klaidas nuo 99% iki 99.9% gali kainuoti labai brangiai. Kartais netgi brangiau, nei tiesiog pridėti kelias detales viršaus ir jas nemokamai atiduoti klientui. Kitais atvejais, klientui visai nereikia super aukštos kokybės. Tiesa, kai kada aukšta kokybė yra būtina. Nenorėčiau, kad kraujo banke sumaišytų maišelių kraujo grupes arba man supiltų sunkiom ligom sergančio žmogaus kraujo.

Šioje vietoje į kraštutinumus ypač linkusios įmonės, kuriose po kokios nors nesėkmės ar vagystės nėra tvarkomi procesai, bet ieškoma kaltų. Tai ypač būdinga viešojo sektoriaus organizacijoms.

Ta proga papasakosiu apie rimtą pramogą, kurią apturėjau prieš kelias savaites. Pasibaigė mano vairuotojo pažymėjimo galiojimas ir turėjau jį prasitęsti. Tuo pačiu sužinojau, kad turiu gauti medicininę pažymą apie tai, kad esu tinkamas vairuoti. Paprastai procedūra būna nesudėtinga – atėjai į komisiją, kuri greitai patikrina visus iš eilės ir išduoda popieriukus. Tačiau dabar vasara ir komisija mano poliklinikoje nesusirinks iki rudens. Be teisių juk nevažinėsiu, todėl einu per patikrinimus necentralizuotai. Tam man reikėjo:

  • Važiuoti per visą miestą į Gerosios vilties gatvę ir gauti pažymą, kad esu ne narkomanas.
  • Paskui vėl važiuoti per visą miestą ir gauti pažymą Psichikos sveikatos centre, kad esu ne durnius.

Abiem atvejais turiu atstovėti eilę, paskui susimokėti kasoje 4 ir 24 litukus, paskui stebiu, kaip teta užsirašo su tušinuku į languotą sąsiuvinį kas toks apsilankė, paskui gaunu popieriuką, kad „esu neįtrauktas“ ir negavęs jokios medicininės paslaugos keliauju vėl per visą miestą į trečią įstaigą, kurioje pagaliau man patikrina akis, širdį ir t.t.

O juk pakaktų on-line duombazės, prie kurios gali jungtis pats asmuo arba daktaras, ir būtų sutaupyta daugybė laiko šimtams piliečių kasdien. Rokiškis Rabinovičius ne be reikalo rekomenduoja visas tokias valstybines įstaigas brutaliai suoptimizuoti.

Blogiausia, kad šis nuolatinis kontrolės (ir biurokratijos) augimas yra vedamas gerų norų. Paprastai žmonės yra linkę apsaugoti savo užpakalį, todėl kai eilinėje valstybinėje įstaigoje nuima vadovą, po jo atėjęs naujokas pirma ką padaro – įveda naują taisyklę, kad jo paties už tai nenuimtų. Ir taip ratas sukasi ir auga be pabaigos, kol pasidaro tokia didelė taisyklių maišalynė, kenkianti tiesioginiam darbui, kad ją galima išnaikinti tik su reorganizacija.

Tačiau iš tiesų rimtas sprendimas yra antrosios prielaidos patikrinimas. Naujos taisyklės nesukels problemų, jeigu jos atsižvelgs į tai, kad apribojimo (o dažnai ir savo klientų) laiką reikia kuo labiau taupyti. Ne reta įmonė daro inventorizaciją sandėlyje 1 kartą metuose. Užsidarome visai dienai. Skaičiuojam ir perskaičiuojam po kelis kartus. Likučiai nesueina. Prekių neįmanoma niekur greitai surasti, nors kai paklausi sandėlininko, jis visada aiškina, kad dirba 10 metų ir žino viską mintinai kur kas padėta. Dažnesnė inventorizacija neabejotinai atneša daug naudos – greičiau pastebimi neatitikimai, išaiškinamos vagystės, surandama prekių, kurių galiojimo laikas artėja prie pabaigos, bet dar spėjame jas realizuoti ir t.t. Tačiau, kai pati procedūra yra toks hemarojus – jos niekas nenori daryti. Sprendimas šioje vietoje gana paprastas – tvarkos įvedimas ir numeracija ant stelažų sandėlyje gerokai pagreitina pačią inventorizaciją.

Kitas pavyzdys: pagamintų detalių skaičiavimas ir patikrinimas pamainos gale. Tai galima daryti rankomis. Galima netgi pasamdyti žmogų, kuris atliks skaičiavimus ir pabaigoje pasirašys į žurnalą. O galima pastatyti automatinį skaitliuką arba svarstykles ir taip sužinoti galutinį skaičių daug greičiau ir pigiau.

Retai kam patinka būti kontroliuojamam, tad jei jūs ar jūsų darbdavys rado būdą, kaip tai daryti efektyviai, pasidalinkite komentaruose.

komentarų yra lygiai 6

  1. Rokas

    Sveiki,

    Turime panašią situaciją, įmonėje kurioje dirbu.
    Sfera: parduodamos prekės , jos aptarnaujamos, ir parduodamos prekes pirminėms prekėms suremontuoti.

    Sandėlys sunumeruotas, paskirtos raidės, detales visada surasime, inventorizcija kartą metuo se. Bėdų ganėtinai mažai.

    Tiesa, dėl kontrolės turime tikrai nemažai problemų, kontroliuojamas būtent prekių pardavimo remontui skyrius, nes galimybių vagystėms tikrai nemažai.

    Kiti skyriai kontroliuojami mažiau.

    Vadovai kurkas labiau rūpinasi vagystėmis, kaltų ieškojimu, o ne , pačiu bizniu.

    Kaip galėtume tai pakeisti ?

  2. Rodykite vadovui kiek papildomai jie gali uždirbti, jeigu pardavėjai galės per dieną aplankyti vienu ar dviem klientais daugiau.

    • Kolxoznikas

      Na tikrai taip ir reikia daryti.

      Mūsų kolxozo pirmininkas visada sakydavo panašiai:

      Pernai pasodinome 10 ha kopūstų – viską suvalgė kenkėjai
      Šiais metai pasodinome 20 ha – ir vėl viską suėdė
      Kitais metais pasodinsime 30 ha – tegul paspringsta, brač.

  3. asta

    Jūsų aprašytas “vojažas” per poliklinikas yra ne kontrolės, o biurokratijos perteklius. beje, situaciją labai neprastai aprašo Soperio dėsnis: bet kuris biurokratinis aparatas, reorganizuotas tam, kad padidintų darbo našumą, išsyk tampa toks pat, kaip ir jo pirmtakas.

    • Poliklinikos atveju kontrolė ir biurokratija yra vienas ir tas pats. Į kelius tikrai nereikia leisti pamišėlių ir narkomanų ir sutinku, kad tai reikia kontroliuoti. Tiesiog pats kontroliavimas gali būti efektyvesnis, nei kad yra dabar.

  4. Kiek zinau, psichiatru bendruomene yra diskutavusi del elektronines apskaitos, taciau isikisus pacientu bendruomenems bei zmogaus teisiu aktyvistams yra palikta popierine decentralizuota sistema. Tauta pareiske savo nuomene. Demokratija laimejo pries ekonomine logika

Jūsų komentaras