Norite plano, kuris nesikeistų?

Paskutiniu metu tenka su klientais daug diskutuoti  apie planavimą. Ypač apie tai, kur baigiasi planavimas, o kur prasideda organizavimas. Argumentų galima surasti labai daug, ir keliais pasidalinsiu.

Vieniems planavimas yra niūri kasdienybė, kitiems – tamsus miškas. Miškas dar patankėja, kai susiduriame su akademiniu požiūriu, kas yra planavimas. Ten tiek daug formulių, tinklų, modelių, kad niekas jau nesusigaudo, kur čia planai, o kur čia aukštoji matematika. Deja, biškį matematikos teks pasitelkti ir man.

Susiduriantys su projektais gerai pažįstą tokį dėsnį:

Pinigai = Ištekliai x Trukmė, arba kitą jo variantą, kai Ištekliai = Pinigai / Trukmė

Čia mums labiau įdomus pats dėsnis. Jis atrodo lyg paprasta matematinė formulė, bet jai išspręsti reikia nagrinėti lygčių sistemas. Biškį per sudėtingai užlenkiau, todėl paaiškinsiu paprasčiau.

Dažniausiai pinigai yra fiksuoti, laikas irgi, atrodo, kad yra fiksuotas. Bet jis fiksuotas tik į vieną pusę. T.y. nevėliau, o jeigu anksčiau bus atlikti darbai, tai dar nereiškia, kad bus geriau.

Taigi turime du laisvus narius, jeigu kalbėtume matematiškai. Projekto vadovui reikia išspręsti labai paprastą formulę. Bet ši formulė su vienu niuansu. Tarkime, darbo trukmė – dvi dienos vienam darbuotojui. Bet jeigu bus du darbuotojai, tai tą patį darbą padarysime jau per vieną dieną. Kaina nuo to nepasikeis, o tai reiškia, kad abu sprendimai yra teisingi. Juk tai, kad baigsime anksčiau, blogiau nebus. Jau supratote, kad yra šimtai variantų, kada formulė vis dar teisinga. Bet realybėje projektui vadovui nereikia aibės planų, o tik vieno konkretaus. Tad kaip gi gauti tą konkretų planą?

Va čia ir tenka prisiminti aukštąją matematiką. O aš jos nepamenu, bet kažkur skambėjo, kad norint išspręsti lygčių sistemą, reikia, kad laisvųjų narių skaičius sutaptų su lygčių skaičiumi. Kitaip gausime sprendinių aibę. Ar kažkaip panašiai, manau skaitytojai parašys teisingą akademinį paaiškinimą, o ūkiškai, tai mūsų formulėje yra 2 laisvi kintamieji – laikas ir ištekliai, todėl visada gausime sprendinių aibę. O mums reikia vieno sprendimo. Reiškia, reikia dar vienos lygties. O lygtis jau yra susijusi su jūsų darbo specifika. O gal ne visai. Pamėginkime panagrinėti grynai vadybinius variantus.

Dažniausiai įmonės turi fiksuotą išteklių kiekį. Jis beveik niekada nesutampa su darbų kiekių. Išteklių yra arba per mažai, arba per daug. Jeigu išteklių per mažai, bandome surasti kažkur papildomus išteklius. Jeigu tai darbuotojai, papildomus išteklius gauname per viršvalandžius arba subrangovus. Jeigu poreikis užsitęsia, priimame naujų darbuotojų.

Jeigu išteklių per daug, pereiname prie vienetinio mokėjimo arba atleidžiame darbuotojų. Na, koks dar yra variantas? Dar kartais galime pradėti anksčiau arba pagaminti į sandėlį. Bet šitos galimybės priklauso nuo verslo tipo. Būtent dėl šios savybės galima rasti specializuotas planavimo programas. Va ir gaunasi, kad papildoma lygtis vis dėlto labai susijusi su darbo sritimi, ir tik įvertinus šiuos kriterijus galima pasakyti, kuris plano variantas yra geriausias.

Paaiškėjo esminis dalykas – pradinė informacija yra nepilna vieninteliam planui sudaryti. Reikalingi aiškūs papildomi kriterijai, kaip bus valdomi ištekliai. Su aiškiu prioritetų sąrašu. Kadangi įmonė yra išteklių savininkė, ir valdo visus juos atsižvelgdama į visus projektus, tai dažnai projektų vadovai nežino, kokie yra išteklių valdymo prioritetai, ir bando juos atspėti. Todėl planai, pateikti vadovams, dažnai būna sukritikuojami. Beje, dažniausiai dėl išteklių valdymo. Tai koks būtų sprendimas? Įmonėje turi būti projektų portfelio vadovas, atsakingas už efektyvų išteklių valdymą.

Kaip tai turėtų veikti?

  1. Projektų vadovai pateikia trumpiausią projekto vykdymo planą.
  2. Projektų portfelio vadovas suteikdamas išteklius planą pailgina. Pailgėjimas susidaro, nes suteikiami ne visi prašomi ištekliai, arba ne tada, kada suplanuota.
  3. Jeigu kuriame nors projekte įvyksta pasikeitimai tokie, kad pasikeičia išteklių laisvumas, tai projektų portfelio vadovas juos vėl perskirsto ir taip pakeičia projektų vykdymo tempą.

Turbūt skaitytojai jau pastebėjote, kad projektų portfelio vadovas, arba išteklių vadovas, ir yra antroji lygtis, kurios reikia sudarant vienareikšmį planą. Nors vis vien planą realybė pakoreguos.

Ir paskutinis klausimas, į kurį man tenka atsakyti: o tai kokia nauda visų tų planų, jeigu jie vis vien šimtą kartų keičiasi? Pasidalinsiu vienu įdomiu pastebėjimu, kuri radau čia. Teisingas planavimas ir vykdymas gali padidinti įmonės našumą apie 20%. Beje ir investicijos nėra labai didelės.

Aš mėgstu nesudėtingus sprendimus, nes sudėtingi sprendimai neveikia. Bet aš nesakiau, kad tai paprastas ir lengvai įgyvendinamas sprendimas. Todėl dažnai vadovams lengviau išleisti melejoną, negu 5 minutes pagalvoti, ir sukurti veiksmų planą.

1 komentaras

  1. Simas

    Na, gerai kad Mindaugas atvirai pripazino kaip kas buvo ir patekiami sprendimo motyvai kaip ir aiskus.
    Zinoma ta pirma teksto dalis apie pinigus ir atostogas ir motyvas finansinis (sumazes pajamos seimos) truputeli perdetas – suprask aukojasi zmones del musu visu?.. As skaiciau teksta, bet kriteriju finansiniu neatitinku. Ir man px kaip keisis jo seimos pajamos. Juolab – 3000 lt nera mazas atlyginimas. Tegu pabando ministre ta pasakyti kazkur uz Vilniaus ribu – jauciu sulauks dar ne tiek audros..
    Noras kad ministerijoje butu daugiau efektyvumo – na ok. Tik ar jis naiviai tiki, jog atstovas spaudai turi galimybiu to pasiekti? Ar nepervertina ministres beigi premjero ir partijos vidines kulturos?… Asmeniskai manau, kad pervertina. Duok die, kad butu kitaip.

Jūsų komentaras