Susitelkimas į srautą: valdiškos įstaigos istorija

Šios istorijos priešistorė labai paprasta: kartais galima nukentėti dėl pernelyg ilgo liežuvio. Tuomet (prieš porą metų) prisišnekėję gavome pasiūlymą atsakyti už kalbas – peržiūrėti Garantinio fondo (GF) darbą.

Nors 2009 metais GF dar nepriklausė Ūkio ministerijai, bet būtent tuometiniam ūkio ministrui labai patiko mūsų atlikto audito išvados ir siūlymai, kaip pagerinti GF darbą. Pažadėjom, kad pasieksime pagerėjimo įsispraudę į tokius rėmus:

  • nereikės investicijų,
  • dirbs tie patys darbuotojai su ta pačia kompetencija,
  • nekeisim jokių teisės aktų.

Kaip matote, laisvės nedaug. Toliau sekė GF perdavimo Ūkio ministerijai istorija. Prie šios istorijos vienpusiško aiškinimo prisijungė ir Seimo nariai. Nemėgstu politikos, todėl ilgokai tempiau gumą su šiuo įrašu. GF pavaldumui pareinant iš vienos ministerijos į kitą būta daug istorijų, ir jas paliksim istorijai (kažkoks kalambūras gavosi). O dabar čia pažersiu truputį faktų.

Taigi prieš perduodant GF, jame dirbo 17 vertintojų. Darbuotojų buvo daugiau, bet mūsų analizė parodė, kad būtent šie darbuotojai diktuoją darbo tempą. Tas tempas buvo nuo 5 iki 10 paraiškų, tenkančių vienam vertintojui per mėnesį. Dėl šitos priežasties buvo susikaupę daugiau nei 1.000 paraiškų, o dirbant tokiu tempu, žmonės gautų išmoką tik po kelių metų.

Aišku, buvo stengiamasi padidinti tempą, bet pastangos apsiribodavo tiesiog įdarbinant daugiau vertintojų.

GF perduotas  2010 rugsėjo mėnesį. Auditą mes darėme 2009 gruodžio mėnesį ir tada buvo tik 7 vertintojai. Taigi panagrinėję duomenis matome, kaip papildomi vertintojai didino našumą nuo sausio iki rugsėjo. Rugpjūtį buvo atiduota viskas, kas buvo įvertinta, ir dar susikaupęs likutis, taip ir gavosi rekordas. Perdavus GF buvo drastiškai sumažintas biudžetas, po ilgų derybų mes gavome 4,5 vertintojo. Vienas vertintojas turėjo suderinti vertintojo darbą ir skyriaus vadovo, todėl skaičiuojame tik pusę jo darbo laiko. Kaip matote, darbo laiko sumažėjo apie 4 kartus, ir mums nieko neliko, kaip tik ieškoti galimybių, kaip efektyviau išnaudoti vertintojo laiką.

Peržiūrėjome, kur yra daugiausia nesusipratimų, t.y. daugiau negu 95% paraiškų buvo grąžinama pataisyti. Jeigu mes sakom, kad vertintojas patikrino 10 paraiškų, tai yra neteisybė: jis patikrino daugiau negu 30 paraiškų, bet radus klaidą, ji siunčiama pataisyti bankroto administratoriui. O po pataisymo reikia patikrinti viską iš naujo. Jeigu nebūtų pertikrinimų, mes gautume trigubą našumo padidėjimą, bet prie esamo įstatymo tai tik asiliuko svajonės.

Pateiksiu tik kelias įstatymo įdomesnes vietas, kad suprastumėte, kad įstatymų taikymas Lietuvoje personalizuotas, t.y. priklauso nuo asmens supratimo, ką norėjo pasakyti įstatymo leidėjai. Pvz: 5.1.1) punkte “darbo užmokestis … sumokėto už paskutinius iš eilės einančius tris mėnesius, suma”. Ir čia prasideda marazmas: o jeigu mokėjo kas antrą mėnesį, o jeigu mokėjo dalį atlyginimo, o kurie yra paskutiniai mėnesiai, kuriuos galima laikyti iš eilės? Kas dar sugalvos variantų? Eikime toliau. 5.13, sakoma, kad pinigai neskiriami sugyventiniui! Kaip vertintojas gali patikrinti, ar akcininkas turi sugyventinių įmonėje. Ir kokiu laikotarpiu, ir kuriam nemokam, paskutiniam ar pirmam? Ir čia tik pavyzdžiai kuriuos galima suprasti.

Sprendimas atrodė paprastas: tiesiog sėsti ir parašyti metodiką, kaip viską paskaičiuoti. Bet greitai teko stabdyti arklius, nes vien vidutiniam atlyginimui paskaičiuoti reikalinga pusantro lapo instrukcija.

Bet vis vien padarėme standartinę ir išplėstą tikrinimo metodikas. Standartinėje nesikabinėdavome prie skaičių. Tai reiškia, kad jeigu dėl excelio suapvalinimo per 200 žmonių gavom vieno cento nesutapimą, tai dėl to nesiųsdavome atgal pataisyti. Tiesiog pridedamas prierašas, kad paraiškoje rasta aritmetinių klaidų, kurios nekeičia išmokų dydžio. O išplėstinė naudojama tuomet, kai yra įtarimas dėl tyčinio bankroto (sąlygų yra daugiau, bet ne apie tai įrašas). Beje, daug ką galima kompiuterizuoti ir tada vertintojams nereikėtų tikrinti eilučių ir stulpelių sumų su kalkuliatoriumi. Kaip suprantate, tai galėtų drastiškai pagreitinti paraiškų vertinimą, bet tai jau investicijos, ir išlipa iš rėmų (žr. viršuj). Taip pat dabar “Sodra” surenka tiek duomenų, kad galima kokią nori pašalpą suskaičiuoti, bet kažkodėl GF turi savo nepakartojamą metodiką. Papildomos išlaidos kompiuterizacijai ir didelis žmonių nusivylimas, kad taip lėtai vyksta išmokų mokėjimas.

Ką dar padarėme? Ogi sumažinom šokinėjimą tarp užduočių (multitasking). T.y. darbuotojai po mokymų pradėjo vienu metu dirbti tik su 5 paraiškom. Seniau dirbdavo su 20 ir daugiau. Tiksliau ir dabar turi 20 paraiškų, bet neima vertinti paraiškos tol, kol nėra surinkti visi dokumentai. Tokia taisyklė vadinasi Full Kit.

Toliau mažinom mudos kiekį darbe. Pats paprasčiausias variantas buvo sukomplektuoti darbo vietą reikiamais įrankiais. Ir čia susidūriau su viešaisiais pirkimais. Na, tai, ko mums reikėjo, būtume gavę maždaug po pusės metų. Aš neturiu tiek laiko sėdėti ir laukti, kol visa biurokratinė mašina apsisuks, todėl nuėjau į kanceliarinių prekių parduotuvę ir už kelis šimtus litų problemą išsprendžiau. Tikiuosi, tai niekas nepalaikė pakiša.

Dar vienas svarbus dalykas:  įvedėm kasdieninę atliktų darbų apskaitą. Labai greitai dingo mėnesio pabaigos sindromas, o darbuotojai pradėjo dalintis patirtimi, kaip galima greičiau patikrinti paraišką. Be to, dar dingo pasakymas, kad aš nieko nepadariau, nes laukiau, kol bankroto administratorius atsiųs reikiamą dokumentą.

Galėčiau dar ne vieną linksmesnę (ir ne itin) istoriją papasakoti, bet ir taip gavosi ilgas įrašas. Todėl pereikime prie rezultatų. Įvertinus daugumą faktorių buvo paskaičiuota, kad su esamu darbuotojų kiekiu galima pasiekti iki 200 paraiškų per mėnesį. Bet realiai buvo aišku, kad jau pasiekę 150 paraiškų, turime labai nestabilų rezultatą. Nes per daug įvairių sąlygų turi būti išpildyta, kad pasiektume tokį našumą. Bet pirmas tikslas buvo psichologinis. Reikėjo įtikinti darbuotojus, kad jie gali vertinti kasdien po paraišką, t.y. 20 paraiškų per mėnesį. Tokių rodiklių GF nebuvo pasiekęs niekada per visą savo istoriją. Todėl nupirkau šampano (čia ne putojantis vynas) ir pasakiau, kad jį išgersime, kai bus 100 paraiškų per mėnesį. Pesimistų netrūko, bet po trijų mėnesių mes šampaną ištuštinom.

Pereikim prie išvadų. Dauguma atvejų gamybos darbo organizavimo principai veikia ir valstybinėse institucijose. Reikia tik nusispręsti, kas yra atsargos, ir priversti, kad jos judėtų. Viskas, kas trukdo judėjimui, turi būti pašalinta, o jeigu neįmanoma pašalinti, tai reikia trumpinti laiką, sugaištama trukdyje.

Ir nežiūrint nusistovėjusios nuomonės, kad esą valdininkai lengvą duoną valgo ir nieko nedaro, reiktų neskubėti su išvadomis. Gali būti, kad jie daro ir labai daug, tik vykdant įstatymo raidę, praktiškai neįmanoma to padaryti iš pirmo karto. Todėl tenka padaryti kokius 5 bandymus. Ir visus tuos bandymus tikrina valdininkas. Todėl realus našumas būna apverktinas.

Dabar nekantriai laukiu, kada GF rodiklis pasieks 200 paraiškų per mėnesį. Ir, atrodo, GF labai arti šio tikslo.

komentarų yra lygiai 15

  1. Šaunuoliai! Smagu visa tai girdėti.
    Bet vis vien reikia rasti pinigų investicijoms/politinės drąsos ir pasiryžimo ir padaryti elektroninę sistemą, nes reikia skaičiuoti ne tik valdininkų laiką, bet ir tų, kurie tas paraiškas teikia.
    O žinant, kad realiai SoDra turi visus reikalingus duomenis – tai galėtų ir vidinis Sodros programerių skyrius suprograminti.

  2. Aš jau noriu dirbi jūsų įmonėje. :)

  3. Rob

    Sodra neturi savo vidinio programerių skyriaus, kurie galėtų tai suprogramuoti.

  4. na, formaliai gal taip, praktiškai kiek žinau – ne.
    Anyways, jie patys programina ar ne, yra du “stebuklingi” skyriai, kurie šitą klausimą galėtų išspręsti be didelių problemų: Informacinės sistemos plėtros skyrius
    Informacinės sistemos eksploatavimo ir informacijos valdymo skyrius

    deja, kad tam būtų duotas startas – biurokratinis procesas būtų ilgokas:)

  5. Gediminas

    Na galetu net su kokiu univeru projekteli prastumti ir studentai nemokamai padarytu. Aisku siek tiek problematiska su slapta info bet manau butu imano sustiguoti.

    • Mes uzmirstama du dalykus:
      1. Tai atitikimas istatymams. O Sodra neturi taip sudeliotu duomenu kurie tiktu GF.
      2. Buvom mes toje Sodroje, tai sutiko, kaip tautos priesus. Galu gale pasake, tai jusu problemos, patys ir aiskinkites. Cia taip bendrauja tarpusavyje skirtingos ministerijos

  6. Kvalitas

    Pritariu, kad Lietuvoje labai trūksta LEAN metodų sprendžiant efektyvumo problemas. Ir ne tik valstybinėse įstaigose. Dažniausias tokių problemų sprendimas kaip taisyklė būna prašymas didinti personalo skaičių.
    Ne visai aišku iš įrašo, per kiek laiko summa summarum buvo pasiekti aprašyti rezultatai (įskaitant veiklos analizę, plano sudarymą bei realius veiksmus)?
    Taip pat kilo klausimas, kaip be elektroninės sistemos vertintojams pavyksta atskirti nesukomplektuotas ir sukomplektuotas paraiškas. O pvz. jeigu vertinimo eigoje vertinintojas pastebi, kad dar reikia kokio nors dokumento? tokia paraiška lieka pas jį?tada full kit taisyklė nebegalioja?
    Ir dar dėl mudos. Įvedėte kasdieninę darbų apskaitą siekiant išvengti darbų spūsties mėnesio pabaigoje. Jeigu neįvedėte elektroninės sistemos, reiškia kiekvienas vertintojas turėjo fiksuoti atliktus darbus rankiniu būdu ir skirti savo darbinį laiką netiesioginiams darbams. Galbūt nesutiksite su manim, bet man atrodo, kad tai yra muda.

    • Auditas 2009 lapkriti. Konsultaciniai darbai, 2010 rugpjuti-gruodi.
      Patirtis, kai matai skirtumus. Va cia yra labai geras pastebejimas. Ar galite pasakyti, kas yra muda, kurios negalite isvengti? Tai transportavimas, bet ar tikrai visas transportavimas yra muda? O tai jau netoks ir lengvas klausimas.
      Yra labai geras pvz, kai LEAN filosofija net gi kenkia. Tarkim nutukimas yra blogai, todel reikia mazinti riebalus organizme. Nes mes tai nustatem, kaip muda. Deja organizmui normaliai funkcionuoti reikia apie 20% riebalu, bet mes kovojam kol bus nulis. O tada numirstame! Taigi muda, kas nekuria vertes, bet ir nedaro zalos. Jus patys paminejote, kad tokia ataskaita leido isvengti darbu spusties. Tai kaip manote ar tai naudinga, ar muda?

  7. Mauras

    Audriau, puikus case study, sveikinu.

    “Na, tai, ko mums reikėjo, būtume gavę maždaug po pusės metų. Aš neturiu tiek laiko sėdėti ir laukti, kol visa biurokratinė mašina apsisuks, todėl nuėjau į kanceliarinių prekių parduotuvę ir už kelis šimtus litų problemą išsprendžiau.”

    Ar CPO neradote reikalingų kanceliarinių prekių? Ar neieškojote?

    • Dar tiksliai nepamenu. Bet parodziau sarasa atsakingui ir paklausiau kada bus? Atsake, kad po poros menesiu. Toliau nesiaiskinau.

  8. Kvalitas

    Na, paprastai, Muda, kurios negalime išvengti yra visi veiksmai, kurie yra būtini organizacijos gyvavimui. Ar kasdieninis savo rezultatų fiksavimas yra lemiamas organizacijos išgyvenimui – filosofinis klausimas.
    Jūsų pastebėjimas apie mėnesio pabaigos sindromą ir rastas sprendimas iš tiesų atrodo buvo efektyvus GF .
    Manau, kad šiuo atveju kasdieninė darbų apskaita nėra ir netaps muda, esant kelioms sąlygoms:
    1) jei bus kam GF užsiiminėti nuolatine kontrole (t.y. sutikrinti pateiktus vertintojų duomenis su realiais kiekiais), kai jūs pasitrauksite iš veiklos lauko ir visi lengviau atsipūs :)))
    2)Jeigu vadovas nuolat reikalaus iš VISŲ atskaitomybės
    3)jeigu neatsiras patogesnių ir greitesnių elektroninių galimybių darbo dinamikai ir rezultatams apskaičiuoti

  9. mhm

    nieko nesupratau užpiso skaityt. pasakykit kaip gyventi be valstybės. friedmano variantas netinka.

  10. Mantas

    Gaila neteko sudalyvauti procese ilgiau ir prisidėti iš esmės. Tačiau džiugu, kad GF darbuotojų pasipriešinimas “naujiems vėjams” ilgainiui sumažėjo: tai rodo rezultatai. Nuskilo GF, kad ten užsukot :)

    • Ir pats prisidejai, kad rezultatai butu geresni ir tikrai nemazai. Ypatingai, kai irodei, kad dvieju savaiciu darba galima padaryti per dvi dienas.

Jūsų komentaras