Kad Kauno valdininkai nesitrintų koridoriuose

Yra toks anekdotas apie valdininkus:

Trise kabinete, vienas dirba. Kas? Ventiliatorius.

Prisiminiau, paskaitęs, ką leptelėjo Kauno meras:

„Kai kurie kolegos mane atkalbinėjo nuo šios naujovės. Neva geriau tegul valdininkai naršo internete ir būna darbo vietose negu trinasi koridoriuose. Bet manau, kad sumanymas turėtų pasiteisinti“, – sako Kauno meras.

Čia A.Kupčinskas pasakoja apie naujos programos, kuri užduoda klausimą „Ar jūsų darbui tikrai reikalinga ši interneto svetainė?“ įdiegimą Kauno savivaldybės kompiuteriuose.

Kadangi Kauno meras tikrai skaito mūsų tinklaraštį, tai turime jam dar keletą pasiūlymų, kaip sumažinti Kauno valdininkų trynimosi mastą koridoriuose:

– ant kiekvienų durų savivaldybėje pakabinti užrašus: iš kabineto vidaus – “Ar tikrai reikia nešti tą popierių, gal išsiųsk emailu, a?”, iš koridoriaus pusės – “Ar tikrai nori rizikuoti savo sveikata perdozuodamas kavos?”,

– įrengti spąstų, kad šliaužiodami įkliūtų,

– išteplioti sienas, kad atsirėmę išsiteptų…

Be šių, yra ir kitų būdų, bet juos įgyvendinti žymiai sudėtingiau:

– liepti kiekvienam valdininkui kasdien darbo dienos pabaigoje parašyti all@kaunas.lt mailing list’ui, esminius punktus, ką šiandien jis/ji nuveikė, į minėtą list’ą įtraukti visus Kauno sav. darbuotojus. Jei ataskaitos neparašo, jam pasiūloma pasiimti vieną dienelę neapmokamos išeiginės,

– parašyti skript’ą, kuris atsitiktine tvarka 5 tokias el. ataskaitas su nurodytais autoriais kasdien publikuotų tinklapyje www.kaunas.lt

– kiekvienas lai pasirašo einamojo mėnesio užduočių sąrašą ir pirmą mėnesio dieną lai papostina į minėtą all@kaunas.lt mailing list’ą. Mėnesio pabaigoje laisvos formos ataskaita, taip pat su pasiūlymais, ką reikėtų tobulinti, kad padidėtų savivaldybės pralaidumas (suderinamų dokumentų, išduodamų leidimų, atsakomų raštų, įvertinamų projektų, etc.). Jei nėra pasiūlymų, žmogus išleidžiamas mėnesio nemokamų atostogų. Jei kuris nors sakosi, kad neturi užduočių, o tik funkcijas – irgi išleidžiamas neapmokamų atostogų, iš kurių sugrįžta tik tuomet, jei tos funkcijos (o ne kavos sugėrovo) kas nors pasigedo.

– meras vieną dieną per mėnesį paskiria tam, kad su savo komanda įvertintų gautus siūlymus ir priimtų sprendimus jiems realizuoti.

Garantuotas teigiamas efektas po dviejų mėnesių:

– valdininkų apsisukimų padidėjimas (pvz., sutrumpėjęs atsakymų į interesantų raštus laikas),

– www.kaunas.lt lankomumo padidėjimas :)

– pokyčių pralaidumui didinti realizavimas.

Ir visa tai – dar net nesusitarus, koks yra pagrindinis savivaldybės tikslas, ir nenustačius į jį orientuotų matavimų…

Ir atleisti nė vieno nereikia (juk mes norim geresnių/greitesnių paslaugų, ar ne?), užteks tik sugalvoti, kaip suderinti skatinamąjį išleidimą neapmokamų atostogų su Valstybės tarnybos įstatymu…

komentarų yra lygiai 26

  1. lolas

    Oj geras!

  2. LL

    čia ne tik Kaunui to reikia…VISAI LIETUVAI

    • Alius

      Palaikau – VISAI LIETUVAI

  3. Edita

    pirmiausia nuo Kauno. pabus bandymo triusiu :))

  4. O savivaldybė tyliai paskaitė ir tyli:)

    • tai gal nebepaskaitė. gal sąžinės balsą budinanti puslapių filtravimo sistema jau veikia pilna jėga :)

  5. Mantas

    Tas su all@kaunas.lt labai puiki ideja. Atsidarytume kiekviena diena http://www.Kaunas.lt , nueitumem i skilti “Ka siandien musu darbuotojai padare del jusu?” ir skaitytumem random budu atrinktus 10 laisku. Kiekvienas butu pasirasytas su rasiusiojo pavarde. O jei neatsiustu tokio laisko, eitu dienai neapmokestintu atostogu. Jei penkis kartus per menesi to nepadarytu, skristu is darbo. :))

  6. pow

    – na, ką aš galiu pasakyti? Ogi, net ir ne valstybinėse,kur reikia pildyti darbo laiko ataskaitas, ne visi jas pildo… kai kur net priedus mokėdavo tiems, kas užpildo :)) iš tiesų tai aš už tokių ataskaitų pildymą, tik nereikia persistengi, ir rašyti bent 15min tikslumu, o ne sekundžių(buvo toks bendradarbis 😉 ).
    – suplanuoti darbą mėnesiui pačiam darbuotojui būtų nerealu, tai turėtų padaryti jų vadovybė – pateikti užduočių sąrašą. Bet kiek žinau tas sąrašas dažniausiai padidėja, nes paskutiniu metu visi vis ko nors prisigalvoja, vis kokių papildomų skaičių prireikia(taupymo metas). Ar įsivaizduojate planavimą tokį: gaisrininkas: užgesinti 30gaisrų per mėnesį; gydytoja – pagydyti 600 ligonių; ir pan? :))
    – pastebėjau, kad kai kurie rašo tam, kad rašyti, nes klaidų tai pilna ir pagauti kampą sunkoka :) ir man atrodo,kad ne į visų laiškus yra atsakoma… aš pvz. negavau iš bent trijų atsakymo į man labai svarbius klausimus.

    • pow, yra esminis skirtumas tarp darbo laiko ataskaitų ir tiesiog el. ataskaitų laisva forma (nurodant ‘key point’us’, ką šiandien nuveikei). Pamėginkit įdiegti savo kontoroj.

      Darbo laiko ataskaitų tikslas yra žinoti, kas ką ir kada darė. O laisvos formos ataskaitų – eliminuoti šūdmalystę.

      Mėnesio plano laisva forma tikslas irgi yra truputį kitas – ne tik žiūrėti plano/rezultato atitikimą, bet skatinti žmones tobulėti. Kadangi ugniagesys negali suplanuoti gaisrų skaičiaus, jis pradės sukti galvą, o tai ką man (po galais!) rašyti??? Ir staiga jam šaus į galvą “sutaisyti sugedusią žarną, pagerinti savo pasirengimą išvykti dešimčia sekundžių, pan.”. Bet kalbam ne apie ugniagesius, o apie koridorius ramstančius valdininkus, kurių – priešingai nei ugniagesių – gal galėtų ir nebūti.

      • pow

        man atrodo, kad pas mus yra šioks toks laiko žiniaraščių pildymas, kur užrašo kiek valandų kiekvieną dieną skyrė projektui(pvz.: 08.13 – 0, 08.14 – 2val ir t.t.). Projektas yra tik vienas ir girdėjau vien dėl tokios lentelės pildymo nepasitenkinimų, tai aš daugiau neturiu žodžių 😉 Tai gali padaryti nebent pikta ir reikalaujanti vadovybė, kuri gąsdintu neapmokamom ar pan. :) Bet kai pati vadovybė to nedaro, tai kam reikia kažkokių papildomų taisyklių, kad jos gulėtų tik popieriuje?
        Tai va, aš už ir daugiau nediskutuosiu 😀

        • Marius

          pow,
          kodėl tu taip vienareikšmiškai viską suvedi per vadovybę? Ar tau patinka kai tau pasako ką padaryti, o tu tik padarai? (jeigu taip, tai nieko blogo, tiesiog aš esu už eilinių darbuotojų sąmoningumo (gal atsakomybės) ugdymą). Į šiuos pasiūlymus pažiūrėti verta taip, kad jie tikrai duotų naudos tiek pačiam darbuotojui, tiek įstaigai, tiek Kauno miestui. Jei dirbčiau Kauno m. savivaldybėje sutikčiau su aprašytu pasiūlymu :)
          Ačiū autoriui už straipsnį, tikrai vertas dėmesio pasiūlymas (tiek savivaldybei, tiek verslo vienetams).

  7. Kuo paremta prielaida, kad sutrumpės atsakymų į interesantų raštus laikas?

    • Tokia prielaida yra grindžiama tuo, kad kai žmogaus prašoma pateikti viešai pasiūlymus, jam yra tokie variantai:
      – nepateikti (apsikvailins)
      – nukopijuoti iš kolegos (apsikvailins)
      – ką nors sugalvoti

      Prigalvojama daug ir tame daug yra nemažai vėjų. Tam reikalinga komanda (mero), kuri prafiltruoja. Tačiau pasiūlymai, atėję iš apačios, bus geriau taikomi, “nes mes patys tai susigalvojome”.

      Kita pasekmė – akivaizdus šūdmalystės pamatymas. Tai irgi impulsas konkretiems pokyčiams..

  8. q

    Mes darbe (UAB) kiekvieną rytą su savo nedidele 4-6 žmonių komanda darome 15 min susirinkimuką, kurio metu pasisakome kaip vakar sekėsi dirbti, ką įdomesnio užtikome (spec atvejų pasidalinimui su kitais), pasisakome ką šiandien darysim. Bent man patinka toks dalykas: daug laiko neužima, bet šiek tiek natūraliai įpareigoja. Visgi jeigu vakar sakiausi darysiantis kažkokį darbą, ir jo dar nebaigiau ir šiandien tęsiu, kažkaip natūraliai kyla noras jau bent šiandien pilnai užbaigti, negi rytoj vėl sakysiu kad dar nebaigiau. Tuo labiau kad situaciją matys ne vien vadovas, bet ir kolegos – nesinori gadintis autoritetą prieš kolegas.

    Taigi laisvos formos ataskaita apie tai, ką šiandien nuveikė – dalykas turintis pliusų. Tuo labiau kad kiekviena diena yra šiek tiek skirtinga, ir tos ataskaitos natūraliai gautųsi kasdien šiek tiek kitokios.

    O dėl kasmėnesinių ataskaitų apie tai, ką reikėtų tobulinti – manau kad tai beviltiškas dalykas. Labai tikėtina kad prasidėtų kopijavimas nuo kolegų, o trečią ketvirtą ir t.t. mėnesius tai garantuotai prasidėtų tų pačių dalykų rašymas arba neturėjimas ką parašyti. Žodžiu, iš tobulinimo planų rašymo efekto tikėčiausi max pirmus du mėnesius.

    • Tobulėjimas turi tapti (ideliu atveju) nuolatine būsena. Jei žmonės prisiūlo pokyčių, kurie neįgyvendinami, tuomet “nafik”, žinoma. Tačiau įdiegus vieną patobulinimą, netrukus išryškės kita problema (apribojimas), kurią irgi galima išspręsti. Pasaka be galo, bet labai naudinga bet kuriai organizacijai.

  9. Sumanus pasiūlumas, tačiau q (UAB su pasišnekėjimais) variantas tinkamas mažai įmonei. Jei atskiri savivaldybės skyriai dirbtų taip efektyviai ir penkminutės būtų kasdienės, skirto ne pletkams, o pokalbiams apie vakardienos darbus, tai atneštų daug naudos.

  10. vienas man tik kliūna šiame įraše. žodis “valdininkai”. jei tai nuo žodžio “valdyti”, tai ir tegu valdo jie kaip aniems galvon šauna. jei mes leidžiamės jų valdomi, tai ir neburbėkime.
    bet jei klerkai ir žmonių kalboje, ir įstatymuose būtų įvardinti “tarnautojais”, manau, pasikeistų padėtis į gerąją pusę.
    gal su žodžiu pasikeistų ir mąstymas?
    naikinkime savietinius tarakonus savo galvose :)

    • Rokai, visiškai pritariu. Ir pavadinau ‘valdininkais’ sąmoningai, nes taip pavadino meras. O apskritai tai vadovaujuos tokiu šių sinonimų vartojimu: jei blogas, tai ‘valdininkas’, o jei geras/neutralus – tuomet ‘tarnautojas’.

      • įdomus ir logiškas sinonimų vartojimas. jei nieko prieš, pasinaudosiu (nors, spėju, nesąmoningai ir pats panašiai galvoju). bet vis tiek dažniau rašysiu/kalbėsiu/galvosiu “tarnautojas”. gal sau (vaikau sovietinius tarakonus iš makaulės lauk), o gal ir “jiems” padės pasikeisti :)

    • Įstatymuose ir įvardijami kaip valstybės tarnautojai, valstybės karjeros tarnautojai. :)

      • ak taip, buvau pamiršęs.
        tad ir vadinkime juos tarnautojais :)
        viena tik bėda — pervardinimas dar ne viską keičia.
        kad ir įstatymus. pvz., Klaipėdos uosto įstatyme nerasite žodžio “padėti”, bet yra “drausti”, “bausti”.
        su tokiu požiūriu…

  11. Tikriausiai tik straipsnio autorius ir skaitytų tokias valdininkų ataskaitas: “Ką tik užregistravau kauniečio Jono Jonausko prašymą dėl teisės į …”, “Pristačiau bylą X į kabinetą Y…”

    • Skaitytų visi 😉

      Ir tada staiga atsivertų akys, kad gal registruoti dokumentams užtenka vieno žmogaus, kad gal byloms pristatyti nereikia tarnautojo su A16 kategorija…

  12. asta

    nežinau, ar čia šiaip sutapimas, ar vis tik Kauno meras perskaitė Jūsų straipsni ir pradėjo įgyvendinti “koridorių tuštėjimo metą”:
    http://www.delfi.lt/news/daily/lithuania/kauno-valdininku-praso-iseiti-5-15-d-nemokamu-atostogu.d?id=23824624

    • :)
      Sprendžiant iš Jūsų minėto straipsnio, nė vienas Kauno valdininkas nesugebėjo parašyti ataskaitos, nes atostogų pasiūlyta išeiti VISIEMS
      :)

      • asta

        o kaip tuomet paaiškinti, kad nemokamų atostogų grafikas planuojamas net iki gruodžio 31d.? vadinasi, arba meras net ir nesitiki pasiūlymų ir ateityje, arba tiesiog pasirinko “supaprastintą” modelį (kai išmetami nereikalingiformalumai :D).

Jūsų komentaras